외국 바이어와의 거래에서 품질 클레임 방지하는 방법

1. 품질 기준의 사전 명문화

계약 전 품질 스펙 시트(Quality Specification Sheet)를 문서화하고, 허용 오차 및 수치 기준을 명확히 표기하세요.
미국 단위(ft, inch, lb 등)도 병기하여 오해를 방지하고, AQL 기준을 적용할 경우 그 수치를 명시합니다.

2. 승인 샘플 관리

• 샘플 승인 시 바이어의 서명이 포함된 문서를 보관합니다.
• 양산품은 샘플과 동일 자재/공정 사용을 확약해야 합니다.
• 사전 승인 샘플이 있을 경우, 이후 클레임 대응에 유리합니다.

3. 품질 검사 및 제삼자 인증 활용

출하 전 자체 검사 보고서를 바이어에게 제공하고, SGS, Intertek, Bureau Veritas 같은 제3자 검사 기관의 인증서를 요청 또는 제안합니다.
공정 및 최종검사 사진을 첨부해 신뢰도를 높입니다.

4. 포장 및 운송 관리

• 내포장/외포장 사양을 도면 또는 문서로 정의합니다.
• 파손 방지를 위한 충격 테스트(Drop Test) 또는 방수 포장 적용
• Incoterms에 따른 손해 책임 범위를 계약서에 명확히 명시

5. 계약서 내 품질 보증 범위 제한

아래와 같은 조항을 포함시키는 것이 좋습니다:

• “제품 수령 후 7일 이내에 서면으로 이의 제기 없을 시 승인된 것으로 간주”
• “보증은 제조상의 결함에만 적용되며, 사용자 실수는 제외”
• “반품 및 교환은 사전 합의된 경우에만 가능”

6. 커뮤니케이션 기록화

• 전화 통화 내용도 요약 이메일로 재확인
• 제품 도착 후 “이상 유무 확인 요청” 메일 발송
• 고객 대응 절차를 사내 매뉴얼화

7. 주요 품질 클레임 유형 및 대응법

클레임 유형	사전 대응 방법
규격 불일치	도면 및 스펙시트 확인 및 서면 승인
외관 불량	QC 사진 제공 및 공정 이력 보존
작동 불량	기능 테스트 보고서 제출
포장 손상	강화 포장, 충격 테스트 자료 제공
배송 지연	계약 시 리드타임 명시 및 Incoterms 확인

8. 미국 바이어 특성 파악

• 문서 기반의 거래 선호 (증빙 없는 구두 계약은 위험)
• 외관 및 포장 상태에 민감
• ‘Made in Korea’ 제품에 대한 신뢰도는 높은 편
• 법적 분쟁 대비 관할 조항(Jurisdiction) 계약서에 명시

9. 결론

품질 클레임은 예방이 가장 효과적인 대응입니다. 샘플 승인, 사양 명문화, 검사 체계 구축, 계약 조항 삽입 등을 통해 사전 대응하면, 클레임 발생 확률을 크게 줄일 수 있습니다.

미국과의 거래일수록 "계약서 중심, 검증 중심, 기록 중심"이 가장 중요합니다.